Tietosuojakäytäntö
 

1. Yleistä

1.1. Edenred Finland Oy, Y-tunnus 1057825-2 (”Delicard”) kunnioittaa käyttäjän henkilökohtaista koskemattomuutta ja välittää siitä. Haluamme, että käyttäjät tuntevat oloksi turvalliseksi kun käsittelemme heidän henkilötietojaan. Tällä tietosuojakäytännöllä (”Tietosuojakäytäntö”) haluamme kertoa käyttäjälle siitä, kuinka varmistamme, että käyttäjän henkilötietoja käsitellään oikealla tavalla.

1.2. Jotta voisimme tarjota sinulle palvelujamme tilaajanamme, meidän on käsiteltävä käyttäjän henkilötietoja. Tätä Tietosuojakäytäntöä sovelletaan käyttäjään, joka:

• tilaa lahjakortin sivustoltamme,
• lunastaa tilatun lahjakortin,
• tilaa lahjakortteja puhelimitse tai sähköpostilla yrityksen edustajana; sekä
• toimii potentiaaliseksi asiakkaaksemme mieltämämme yrityksen yhteyshenkilönä.

 

2. Rekisterinpitäjä

Delicard toimii rekisterinpitäjänä käyttäjien henkilötietojen käsittelyn osalta ja on vastuussa siitä, että käsittely toteutetaan sovellettavien lakien mukaisesti. Yhteystietomme löytyvät tämän Tietosuojakäytännön viimeiseltä sivulta.

 

3. Kuinka käsittelemme käyttäjän henkilötietoa

3.1. Me Delicardilla käsittelemme henkilötietoja tarjotaksemme käyttäjälle tarjoamiamme palveluja parhaalla mahdollisella tavalla. Voimme käsitellä käyttäjän henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• käyttäjiä kohtaan olevien velvollisuuksiemme hallinnoimiseen ja suorittamiseen sekä oikeudellisten etujemme turvaamiseen;
• palvelujemme ja tuotteidemme markkinoimiseen, mukaan lukien asiakkaille räätälöity mainonta;
• hallinnointiin Delicardin yrityskauppojen, toiminnan uudelleenjärjestelyiden, jne. yhteydessä; sekä
• oikeudellisten velvollisuuksiemme täyttämiseen sekä rikosten estämiseen ja torjuntaan.
• tärkeämpiä tietoja Passion for Customers -asiakastyytyväisyyskyselystä, katso: "Passion for Customers" -tietosuojaseloste

 

3.2. Alla esitetyissä taulukoissa käyttäjälle annetaan tarkempia tietoja koskien mm. sitä miksi käsittelemme henkilötietojasi, mitä henkilötietoja säilytämme saavuttaaksemme käsittelyn tarkoitukset ja kuinka pitkään säilytämme käyttäjän henkilötietoja.

 

TARKOITUS: Käyttäjää kohtaan olevien velvollisuuksiemme hallinnoiminen ja suorittaminen sekä oikeudellisten etujemme turvaaminen.
HENKILÖTIEDOT: Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja yhtiö. Tilaukset ja maksutiedot, kuten tilaushistoria ja maksutiedot. Kirjautumistiedot, kuten sähköposti ja salasana. Työhön liittyvät tiedot, kuten yrityksen nimi ja Y-tunnus.
MITÄ TEEMME: Käsittelemme käyttäjän henkilötietoja voidaksemme hallinnoida ja tarjota heille palvelujamme, tarjota asiakaspalvelua sekä varmistaa ja edesauttaa toimitusta. Esim. maksua koskevan erimielisyyden sattuessa meillä on oikeus käsitellä käyttäjän henkilötietoja, jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.	OIKEUSPERUSTE: Sopimuksen täytäntöön paneminen tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen (soveltuu yksityishenkilöihin, jotka tilaavat lahjakortin). Oikeutettu etu, sillä katsomme, että velvollisuuksiemme hallinnoimiseen ja suorittamiseen sekä oikeudellisten intressiemme turvaamiseen liittyvät etumme syrjäyttävät käyttäjän yksityisyyteen liittyvät edut (soveltuu yrityksen edustajina lahjakortin tilaaviin henkilöihin)	SÄILYTYSAIKA: Käyttäjän henkilötietoja säilytetään koko sopimuskauden ajan, eli siihen saakka, kunnes käyttäjän tilaus on toimitettu sekä 24 kuukauden takuuajan ajan ja 12 kuukautta tämän jälkeen. Kaiken kaikkiaan käyttäjän henkilötietoja säilytetään korkeintaan 36 kuukauden ajan. Meillä on oikeus tarvittaessa säilyttää käyttäjän henkilötietoja kauemmin, jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi esim. maksua koskevan erimielisyyden tapauksessa.
KÄYTTÄJÄN OIKEUDET: Käyttäjillä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käyttöä oikeutetun edun oikeusperusteella. Tutustuthan alla olevaan kohtaan 9, mikäli haluat lukea lisää käyttäjien oikeuksista.
TARKOITUS: Palvelujemme ja tuotteidemme markkinointi, mukaan lukien asiakkaille räätälöity mainonta.
HENKILÖTIEDOT: Tunniste- ja yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Työhön liittyvät ammatilliset tiedot, kuten yrityksen nimi ja asema yhtiössä.
MITÄ TEEMME: Käsittelemme käyttäjän henkilötietoja B2B-markkinointimme puitteissa. Kaikki käsittelemämme henkilötiedot liittyvät siihen, että käyttäjä työskentelee yhtiössä, joka on nykyinen tai potentiaalinen asiakkaamme.	OIKEUSPERUSTE: Oikeutettu etu, sillä katsomme, että palveluidemme ja tuotteidemme markkinointiin liittyvä etumme syrjäyttää käyttäjän yksityisyyteensä liittyvät edut.	SÄILYTYSAIKA: Mikäli käyttäjä on asiakkaamme: Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään koko sopimuskauden ajan, eli siihen saakka, kunnes tilauksesi on toimitettu sekä 24 kuukauden takuuajan ajan ja 12 kuukautta tämän jälkeen. Kaiken kaikkiaan käyttäjän henkilötietoja säilytetään korkeintaan 36 kuukauden ajan. Mikäli käyttäjä ei vielä ole asiakkaamme: Meillä on oikeus säilyttää käyttäjän henkilötietoja markkinoinnin lähettämistä varten korkeintaan 12 kuukauden ajan siitä, kun olemme saaneet käyttäjän henkilötiedot. Tämä edellyttää sitä, että käyttäjä ei ole vastustanut suoramarkkinointia. Mikäli käyttäjä päättää vastustaa käsittelyä tähän tarkoitukseen, poistamme vastustamisen jälkeen kaikki käsittelemämme käyttäjän henkilötiedot.
KÄYTTÄJÄN OIKEUDET: Käyttäjällä on aina oikeus vaatia meitä lopettamaan henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin. Käyttäjällä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä oikeutetun edun oikeusperusteella. Tutustuthan kohtaan 9, mikäli haluat lukea lisää käyttäjien oikeuksista.
TARKOITUS: Lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttäminen sekä rikosten estäminen ja torjunta.
HENKILÖTIEDOT: Laskutustiedot, kuten laskussa esiintyvä nimi ja maksuhistoria.
MITÄ TEEMME: Käsittelemme käyttäjän henkilötietoja täyttääksemme sovellettavan lain, kuten kirjanpitoa, tilintarkastusta ja verotusta koskevan lainsäädännön mukaiset lakisääteiset velvoitteemme. Luovutamme käyttäjän tietoja myös, mikäli poliisi tai syyttäjä pyytää niitä meiltä.	OIKEUSPERUSTE: Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Jos tietojen luovuttaminen ei suoraan perustu lakisääteiseen velvoitteeseemme, niin tällöin tietojen luovuttamisen oikeusperusteena on rikosten estämiseen ja torjuntaan liittyvien oikeutettujen etujemme täyttäminen.	SÄILYTYSAIKA: Käyttäjän henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten esimerkiksi kirjanpitolain edellyttämät 7 vuotta, laskettuna sen vuoden lopusta, jonka aikana tietoihin liittyvä tilikausi on päättynyt.
KÄYTTÄJÄN OIKEUDET: Katso alla oleva kohta 9.

 

4. Mistä keräämme käyttäjän henkilötietoja

4.1. Käsittelemämme käyttäjän henkilötiedot kerätään eri lähteistä. Käyttäjä antaa meille tietoja, kuten nimensä, osoitteensa, puhelinnumeronsa, sähköpostiosoitteensa ja yrityksen nimen luodessaan käyttäjätilinsä, tilatessaan tuotteitamme ja palvelujamme sekä silloin kun käyttäjä antaa ohjeita koskien palvelujemme suorittamista. Saatamme myös hankkia yhteystietoja, kuten sähköpostiosoitteita ulkopuoliselta, jotta voimme markkinoida tuotteitamme ja palveluitamme mahdollisille asiakkaillemme.

4.2. Jotta käyttäjä (yksityishenkilö tai yrityksen edustaja) voi tehdä sopimuksen kanssamme ja jotta voisimme tarjota palveluitamme käyttäjälle, on käyttäjän annettava henkilötietojaan meille. Mikäli käyttäjä ei anna meille henkilötietojaan, emme valitettavasti voi tehdä käyttäjän kanssa sopimusta, emmekä tarjota palveluitamme.

 

5. Automatisoitu päätöksenteko

Emme käytä mitään automatisoitua päätöksentekoa, jolla olisi käyttäjän kannalta oikeusvaikutuksia

Tai muita vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

 

6. Kuinka kauan säilytämme käyttäjän henkilötiedot?

6.1. Säilytämme käyttäjän henkilötietoja niin kauan kuin on välttämätöntä sen tarkoituksen täyttämiseksi, johon tiedot on tämän Tietosuojakäytännön mukaisesti kerätty. Kun emme enää tarvitse käyttäjän henkilötietoja, poistamme tiedot järjestelmistämme, tietokannoistamme ja varmuuskopioistamme. Edellä kohdassa 3 olevista taulukoista käyttäjä voi lukea lisätietoja siitä, kuinka kauan säilytämme käyttäjän henkilötietoja erilaisiin tarkoituksiin.

6.2. Saatamme olla velvoitettuja säilyttämään käyttäjän henkilötietoja muista syistä, esimerkiksi oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi tai oikeudellisten etujemme tai muun merkittävän yleisen edun turvaamiseksi. Pääsyä näihin henkilötietoihin on rajoitettu niin, että ainoastaan rajallisella määrällä henkilöitä on pääsy tietoihin.

 

7. Kenelle luovutamme käyttäjän henkilötietoja?

7.1. Delicardilla on oikeus luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten palveluntarjoajillemme ja yrityksille, joiden kanssa teemme yhteistyötä tarjotaksemme palvelujamme. Näin ollen luovutamme käyttäjän henkilötietoja joillekin palveluntarjoajillemme, kuten IT-palveluntarjoajille ja korttitoimittajille, voidaksemme täyttää käyttäjää kohtaan olevat velvoitteemme tai avustaaksemme käyttäjää, mikäli käyttäjä lunastaa lahjakortin. Joissain tapauksissa saatamme myös olla velvoitettuja luovuttamaan henkilötietoja julkisille viranomaisille tai muille kolmansille osapuolille tuomioistuinkäsittelyiden, yrityskauppojen tai vastaavien syiden vuoksi.

7.2. Emme koskaan myy käyttäjän henkilötietoja millekään kolmannelle osapuolelle.

 

8. Missä käsittelemme henkilötietojasi?

Delicard käsittelee käyttäjän henkilötietoja ainoastaan EU/ETA-alueella, eikä luovuta tai anna pääsyä henkilötietoihisi millekään EU/ETA-alueen ulkopuoliselle toimijalle.

 

9. Käyttäjän oikeudet       

      

9.1 Vastuumme käyttäjän oikeuksia koskien

9.1.1. Rekisterinpitäjän ominaisuudessaan Delicard on vastuussa sen varmistamisesta, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään sovellettavan lain mukaisesti ja että käyttäjän oikeudet vaikuttavat käsittelyyn. Käyttäjä voi koska tahansa ottaa meihin yhteyttä käyttääkseen oikeuksiaan. Yhteystietomme on esitetty tämän Tietosuojakäytännön viimeisellä sivulla.

9.1.2. Delicardilla on velvollisuus vastata käyttäjän pyyntöön käyttää oikeuksiaan yhden kuukauden kuluessa siitä, kun olemme vastaanottaneet käyttäjän pyynnön. Mikäli käyttäjän pyyntö on monimutkainen, tai mikäli olemme saaneet suuren määrän pyyntöjä, meillä on oikeus pidentää vastausaikaamme kahdella lisäkuukaudella. Mikäli katsomme, että emme pysty suorittamaan käyttäjän pyytämiä toimenpiteitä, selitämme perustelut tälle yhden kuukauden kuluessa ja ilmoitamme käyttäjälle hänen oikeudestaan tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

9.1.3. Kaikki tiedot ja yhteydenotot sekä kaikki suorittamamme toimenpiteet ovat veloituksettomia käyttäjälle. Mikäli käyttäjän pyytämä toimenpide on selvästi perusteeton tai kohtuuton, meillä on oikeus veloittaa käyttäjältä kohtuullinen hallinnointimaksu pyydettyjen tietojen toimittamisesta käyttäjälle tai pyydetyn toimenpiteen suorittamisesta, tai kieltäytyä täyttämästä käyttäjän pyyntöä.

 

9.2  Käyttäjän oikeus saada pääsy tietoihinsa, oikaista virheelliset tiedot sekä saada henkilötietonsa poistettua ja rajoittaa käsittelyä

9.2.1 Käyttäjällä on oikeus pyytää:

a) Pääsyä henkilötietoihinsa. Tämä tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus pyytää otetta tietorekisteristämme käyttäjän henkilötietojen käyttöä koskien. Käyttäjällä on myös oikeus pyytää jäljennöstä käsitellyistä henkilötiedoista veloituksetta. Meillä on kuitenkin oikeus veloittaa käyttäjältä kohtuullinen hallinnointipalkkio, mikäli käyttäjä haluaa ylimääräisiä kappaleita henkilötiedoistaan. Mikäli käyttäjä esittää pyyntönsä sähköisesti kuten sähköpostitse, toimitamme tiedot käyttäjälle yleisesti käytetyssä sähköisessä formaatissa.

b) Käyttäjän henkilötietojen oikaisua. Käyttäjän pyynnöstä tai omasta aloitteestamme oikaisemme, anonymisoimme, poistamme tai täydennämme henkilötietoja, joiden käyttäjä havaitsee tai me itse havaitsemme olevan virheellisiä, puutteellisia tai harhaanjohtavia. Lisäksi käyttäjällä on oikeus täydentää henkilötietoja lisätiedoilla, mikäli oleellisia tietoja puuttuu.

c) Käyttäjän henkilötietojen poistamista. Käyttäjällä on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietonsa, mikäli meillä ei enää ole hyväksyttävää syytä tietojen käsittelylle. Tämä huomioon ottaen, poistamme tiedot, mikäli:

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty;
2. käyttäjä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä oikeutettuun etuunsa perustuen, eikä käsittelylle ole mitään painavampaa oikeusperustetta;
3. henkilötietoja ei ole käsitelty lainmukaisesti;
4. meillä on velvollisuus poistaa henkilötiedot oikeudellisen velvoitteen vuoksi.

Sovellettavat lait tai muut painavat syyt saattavat kuitenkin asettaa vaatimuksia, joiden takia emme voi poistaa käyttäjän henkilötietoja välittömästi. Tällaisessa tilanteessa lopetamme käyttäjän henkilötietojen käytön mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin sovellettavan lain mukaisten velvoitteidemme täyttämiseen tai asiaankuuluvien painavien syiden mukaan toimimiseen.

d) Oikeus rajoittaa käsittelyä: Tämä tarkoittaa, että rajoitamme käyttäjän henkilötietojen käsittelyä väliaikaisesti. Käyttäjällä on oikeus (25.5.2018 alkaen) pyytää käsittelyn rajoittamista silloin, kun:

1. käyttäjä on pyytänyt henkilötietojensa oikaisua edellä olevan kohdan 9.2.1 b) mukaisesti, siksi ajaksi, kun tarkistamme tietojen oikeellisuutta;
2. käsittely on lainvastaista eikä käyttäjä halua henkilötietojaan poistettavan;
3. rekisterinpitäjän ominaisuudessaan Delicard ei enää tarvitse henkilötietoja niihin tarkoituksiin, joihin niitä on käsitelty, mutta käyttäjä vaatii meitä säilyttämään tiedot, koska se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
4. käyttäjä on vastustanut oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietoja alla olevan kohdan 9.3 mukaisesti, sinä aikana, kun määritämme, syrjäyttääkö oikeutettu etu käyttäjän oikeudet yksityisyyteen.

9.2.2. Me Delicardilla ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin ja mahdollisiin toimenpiteisiin (25.5.2018 lähtien) ilmoittaaksemme henkilötietojesi vastaanottajille edellä kohdassa 7 esitetyn mukaisesti kaikista suorittamistamme oikaisuista, poistamisista tai rajoituksista. Käyttäjän pyynnöstä ilmoitamme hänelle myös mille kolmansille osapuolille olemme luovuttaneet käyttäjän henkilötietoja.

 

9.3  Käyttäjän oikeus vastustaa käsittelyä

• Käyttäjällä on oikeus vastustaa tällaista meidän oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä (ks. edellä oleva kohta 3). Mikäli käyttäjä vastustaa tällaista käsittelyä, jatkamme käsittelyä ainoastaan, mikäli meillä on pakottava oikeutettu peruste käsittelylle, joka syrjäyttää käyttäjän edut, oikeudet tai vapaudet, tai mikäli käsittelyn jatkaminen on välttämätöntä oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Mikäli käyttäjä ei halua Delicardin käsittelevän hänen henkilötietojaan suoramarkkinointiin, käyttäjällä on aina oikeus vastustaa käsittelyä ottamalla yhteyttä meihin. Kun olemme vastaanottaneet käyttäjän vastustusilmoituksen, lopetamme käyttäjän henkilötietojen käyttämisen kyseiseen markkinointitarkoitukseen.

 

9.4  Oikeutesi siirtää tietosi järjestelmästä toiseen

Käyttäjällä on oikeus saada henkilötietonsa siirrettyä järjestelmästä toiseen. Tämä tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus saada tietyt henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Käyttäjällä on tämä oikeus ainoastaan, kun hänen henkilötietojaan käsitellään automaattisesti ja oikeusperusteemme käsittelylle on käyttäjän ja Delicardin välinen sopimus. Tämä tarkoittaa esim. sitä, että käyttäjällä on oikeus saada itselleen ja siirtää kaikki henkilötietonsa, jotka hän on luovuttanut meille luodakseen käyttäjätilin verkkosivuillamme.

 

9.5  Käyttäjän oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle koskien sitä, miten käsittelemme hänen henkilötietojaan. Suomessa toimivaltaisena tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.

 

10. Suojaamme käyttäjän henkilötietoja

Käyttäjän tulee aina tuntea olonsa turvalliseksi luovuttaessaan meille henkilötietojaan. Tämän vuoksi Delicard on ottanut käyttöön asiaankuuluvat suojaustoimenpiteet käyttäjän henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta ja poistamiselta. Käyttäjään tai käyttäjän henkilötietoihin olennaisesti vaikuttavan tietosuojaloukkauksen sattuessa, esim. silloin kun olemassa petoksen tai henkilöllisyysvarkauden riski, otamme käyttäjään yhteyttä ja ilmoitamme hänelle mitä hän voi tehdä pienentääkseen tällaista riskiä.

 

11. Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Delicardilla on oikeus muuttaa tätä Tietosuojakäytäntöä milloin tahansa. Kun teemme muutoksia, jotka eivät ole ainoastaan kielellisiä tai toimituksellisia, käyttäjälle annetaan selkeät tiedot muutoksista ja niiden vaikutuksista käyttäjään ennen kuin muutokset astuvat voimaan.

 

12. Yhteystiedot

Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä pyynnöissä, ja erityisesti käyttääksesi edellä kohdassa 9 mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä:

Edenred Finland Oy Tietosuoja

Elimäenkatu 15

00510 Helsinki dpo.finland@edenred.com

+358 (0)9 7594 2848.